Une conférence c’est bien, plusieurs c’est mieux!
Le but d’une conférence dans le contexte présenté ici est avant tout le partage d’informations et d’expériences par rapport à un thème donné.
Passer d’un événement unique à un cycle de conférence permet de créer une communauté et offre la possibilité de tester différentes options d’organisation d’une, voir de plusieurs journées. Nous différencions ici la notion de “conférence” de celle “d’atelier” (workshop).
Dans le cadre du programme deftech, nous avons créé un cycle de trois journées thématiques annuelles présentées sous le nom de deftech.days (ou d-days). En plus d’une participation grandissante, les différentes itérations permettent d’agir également sur la forme des journées. Avec au départ une organisation plus standard de conférence durant laquelle le participant absorbe de l’information et reste principalement passif, nous nous essayons de plus en plus à des journées où l’échange est plus actif et participatif.
Le nombre de 3 semble également idéal entre la charge de travail requise pour la mise sur pied de chaque journée et le nombre de jours que les personnes intéressées peuvent consacrer à une activité n’étant pas toujours en directe adéquation avec leur cahier des charges professionnel.
En plus de tirer parti des leçons et améliorations de chaque événements, cette variété devrait susciter également de la curiosité auprès des participants.
Pour information (et peut-être inspiration), les différentes variantes furent testées jusqu’à maintenant. Pour chacune un lien sur le programme permet de voir l’organisation de la journée.
- Journée avec présentations sur thème spécifique – Exemple
- Journée avec présentations et thèmes variés (1 thème par orateur) – Exemple
- Demi-journée divisée entre présentations et stands – Exemple
- Demi-journée avec présentations, exposition et ateliers – Exemple
- Une journée sous forme de Tiers-Lieu – Exemple
- Journée avec 3 tables rondes, chaque participant ayant 10 à 15 minutes pour une présentation sous la forme de son choix. – Exemple
Quelques considérations également pour l’organisation des journées. Ceci peut être très différent en fonction des us et coutumes et nous tenons à mentionner que nous avons expérimenté l’opposé de ce que nous prônons ici avec des d’excellents résultats… mais malgré tout c’est ce que nous essayons d’appliquer.
- Il n’y a pas de formule meilleure qu’une autre a priori. Cela dépend de l’objectif de la conférence. Ayez donc confiance en vos idées !
- Donnez un nom à votre cycle de conférences. Il faut bien que les gens puissent les identifier et les différencier des autres conférences.
- Assurez-vous que le centre de la présentation soit le contenu et non la personne ou l’entité présentant. Essayer dans la mesure du possible d’obtenir les présentation avant, cela permettra un contrôle et également l’utilisation d’un seul ordinateur pour les présentations!
- Prévoyez assez de temps de pause pour permettre aux participants d’interagir entre eux ainsi qu’avec les orateurs.
- Favorisez les échanges, i.e. le temps pour les questions et la discussion plutôt que de longues présentations.
- Sans trop avoir d’explication pourquoi, il semble que 16:00-16:30 soit vraiment une heure limite (en Suisse) pour beaucoup de personnes. Passée celle-ci, c’est le concours de la meilleure excuse pour s’absenter. En règle générale, calculez donc la fin de la journée afin de permettre aux participants d’être chez eux à l’heure habituelle.
- Travailler avec une Application (en s’assurant que celle-ci soit simple d’utilisation) permet aux participants de poser des questions (éventuellement anonymement et en avance). Partager (et retrouver) les coordonnées des différents participants stimule échanges et collaborations futures.
Soyez cependant ouverts car dans le monde de l’événementiel, mieux vaut être flexible ! Considérant la situation actuelle et les restrictions de distances prescrites entre personnes, la prochaine conférence devrait avoir lieu de façon mixte: présence physique et participation en ligne simultanée. Nous nous rapprochons sous cette forme de certaines émissions télévisées… serait-ce là le futur des conférences ?
