Le processus d’un dispositif de prospective est comparable à celui d’une entreprise. Celle-ci consomme des matières premières pour en faire des produits qui seront ensuite utilisés; le dispositif de prospective reçoit lui des données et des informations qu’il faudra traiter pour en faire des produits d’information.
Ceux-ci seront ensuite lus par des clients qui grâce aux réflexions engendrées pourront plus facilement passer à l’action.
Comme pour l’entreprise, il faudra donc des ressources humaines et financières ainsi que des outils pour transformer les informations reçues en produits et actions. Les différentes étapes s’apparentent à celles du cycle du renseignement. Si certains de ces passages peuvent être réalisés automatiquement par des solutions informatiques (qui reposent plus ou moins largement sur des algorithmes d’’intelligence artificielle), l’humain est encore bien présent dans le processus.
Il y a donc un gros travail de fond à exécuter avec de pouvoir restituer le produit d’information sous la forme la plus adéquate choisie.
La figure suivante illustre un dispositif général de veille et de prospective en y indiquant les flux d’information ainsi que les efforts nécessaires.
En fonction de vos besoins il est possible de mettre l’accent sur une ou l’autre des étapes en utilisant des éléments déjà réalisés par d’autre entités.
De nombreux livres blancs sont régulièrement diffusés par des organisations internationales telles que le Forum économique mondial, l’OCDE, la RAND Corporation, etc. Il existe également des ressources en libre accès que nous essayons de centraliser ici. En les ré-utilisant, vous partez directement de la synthèse et de l’analyse ce qui vous permet de focaliser énergie et budget sur des questions plus spécifiques à votre entreprise et/ou à vos parties prenantes (tout en prenant garde à ne pas alors passer à côté d’éléments d’information non retenus dans lesdits livres blancs). Ici également on entrevoit l’importance d’être agile et de dialoguer avec le client !
Focalisez-vous sur la valeur ajoutée que vous pouvez apporter par rapport au travail qui aura déjà été réalisé.
Que ce travail soit interne à votre structure, ou non, ne doit pas avoir d’importance.
Ne tombez pas dans le piège du “pas fait ici” mais focalisez-vous sur ce que vous pouvez apporter en plus, que ce soit dans le fond ou la forme du livrable.
Soyez également attentifs aux outils et à l’architecture informatique que vous allez mettre en place.
Avez-vous vraiment besoin d’une base de données? D’une plate-forme informatique? Ces outils seront nécessaires pour le travail que vous (et votre unité) réalisez en amont. Ils seront très rarement (voir jamais) utilisés directement par vos clients, intéressés eux par les conclusions et votre synthèse.
Commencez donc petit et voyez ce dont vous avez réellement besoin. Devez-vous construire certains éléments ou pouvez-vous les obtenir différemment (achat, location, échange, co-production, etc.) ?
Par exemple, réaliser une plate-forme d’information peut être une étape très intéressante, valorisante et rassurante car vous serez en mesure de présenter quelque chose de concret, généralement avec quelques fonctions “sexy” attirant l’attention. Cependant si personne ne l’utilise, vous aurez simplement gaspillé votre temps, énergie et budget à quelque chose finalement d’inutile.
Un archivage intelligent et structuré des documents couplé à un outil de recherche peut aisément remplacer une solution informatique complexe.
N’oubliez pas que vous êtes généralement un centre de coût pour votre structure. En réussissant à minimiser les frais fixes et les frais de licences (services, abonnements, etc), vous restez flexible par rapport au budget à disposition et aux demandes de vos clients.
Il n’y a aucune honte à faire simple.
Comme dans beaucoup de chose, vous serez jugé principalement, si ce n’est exclusivement, sur le résultat!
