Nous nous proposons dans cette série « deftech – les coulisses » de raconter le plus fidèlement possible le vécu du programme deftech, ses choix, ses défis et surtout les leçons apprises.
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L’une des premières activités que vous envisagerez sur la voie de la collecte d’informations pour définir les activités et les objectifs de votre programme, est de trouver et d’interroger les différentes parties prenantes.
Vous pourriez rapidement remarquer que leur demander ce qu’ils attendent de votre programme n’est pas vraiment l’approche la plus productive. Cette situation n’est pas nouvelle, car vous vous trouvez simplement dans une situation analogue à celle décrite par cette citation attribuée à Henry Ford : « Si j’avais demandé aux gens ce qu’ils voulaient, ils auraient dit des chevaux plus rapides. »
Votre programme est nouveau et pour rendre les choses encore plus savoureuses, vous travaillez sur quelque chose qui, tel qu’il est perçu, a peu à voir avec les affaires et les préoccupations quotidiennes de la plupart des gens qui vous entourent.
Comme mentionné précédemment, vous devrez agir rapidement pour montrer aux gens le type de soutien et d’informations qu’ils peuvent attendre et obtenir du dispositif. Voici une liste de produits livrables sur lesquels nous avons travaillé ces dernières années.
Défis et leçons apprises
- Commencez petit, soyez patient ; Rome ne s’est pas construite en un jour. Cela parait évident, mais ce n’est pas toujours facile à gérer. Personne ne vous connaît, les attentes envers le dispositif de prospective sont floues tout comme bien souvent la notion de prospective. Le dispositif va devoir se construire et faire ses preuves, tout simplement.
- Soyez proactif. Il est plus facile de discuter de quelque chose de concret et d’itérer, alors au lieu de venir aux réunions avec des idées et des concepts, essayez de venir avec le prototype, la structure ou la première itération de ce que vous voudriez construire. Chaque pas en avant dans la concrétisation d’une idée vaut mieux qu’une simple présentation PowerPoint. Et cela ne s’applique pas uniquement à cette activité !
- Prenez le temps d’identifier, de cartographier et de connaître vos parties prenantes. Il est toujours bon de savoir qui soutient votre programme, qui contacter en cas de doute, et qui n’est pas favorable à vos activités. Ces personnes seront également les partenaires idéaux pour construire et développer votre communauté. Vous devez comprendre le terrain. Faire de ce programme un succès est, à partir de maintenant, votre bataille. Comme l’a judicieusement déclaré Sun Tzu : « Si tu connais l’ennemi et que tu te connais toi-même, tu n’as pas à craindre le résultat de cent batailles. Si tu te connais toi-même mais pas l’ennemi, pour chaque victoire remportée, tu subiras aussi une défaite. Si tu ne connais ni l’ennemi ni toi-même, tu succomberas dans chaque bataille. »
Préparez-vous et restez toujours prêt !
La rédaction d’un plan d’affaires vous oblige à considérer tous les aspects de votre dispositif de prospective technologique. De l’analyse SWOT au positionnement du programme, de son image de marque et de sa vision à la définition de ses différents produits, le document doit devenir la référence à laquelle revenir en cas de doutes ou de questions difficiles sur l’organisation ou les activités du programme.
Ne sous-estimez pas le fait, évident après avoir fait l’exercice, que vous avez en fait un document à présenter sur vos activités. Présentez-le à vos parties prenantes, obligez-les à prendre position et, si possible, rendez-le officiel. Ce faisant, vous gagnerez en légitimité au sein de votre organisation, ce qui vous permettra également de vous tourner vers l’extérieur. Avec la légitimité vient aussi la confiance, et c’est ce dont vous avez besoin pour commencer à construire vos activités.
Défis et leçons apprises
- Le plan d’affaires doit également intégrer l’identité du programme, sa vision, sa mission et ses valeurs. Ne sous-estimez pas cette partie, car il est fort probable que vous deviez vous battre pour cela en interne. La revendication d’une identité au sein d’une organisation n’est pas toujours facile. L’établissement d’une entité verbale (nom) ou visuelle (logo) vaut vraiment le coup, car vous souhaitez que les gens identifient la provenance des produits d’information et, à un stade ultérieur, qu’ils s’identifient à la marque que vous construisez. Faites-le, quelle que soit l’ampleur des défis administratifs. Pour être reconnues, vos activités doivent être reconnaissables.
- Appelez vos livrables des produits ou des produits d’information. Vous vous rendrez compte que cela ajoute de la crédibilité et de la valeur à vos activités, bien plus qu’en les appelant rapports ou ateliers. Votre produit peut être un rapport, ce n’est pas la question, mais il est beaucoup plus intuitif d’associer une valeur, un coût, une feuille de route pour créer un produit qu’à ce qu’est réellement le produit.
- Consultez de temps en temps votre plan d’affaires, soit pour le mettre à jour, soit pour vous remémorer vos idées initiales. Rien n’est gravé dans le marbre et la meilleure façon de répondre aux attentes de vos parties prenantes et certainement de faire évoluer le dispositif en fonction de celles-ci. Se référer à ce qui a été discuté et agréé peut cependant se révéler un bon garde-fou surtout au début du dispositif.
L’identité visuelle
A l’issue de cette première étape, le programme de prospective a pris le nom de deftech, l’acronyme de « defence future technologies ». Nous lui avons associé une identité visuelle pour laquelle nous nous sommes battus et comprenant trois verbes d’action résumant les objectifs du programme : informer, instruire, inspirer. Cette terminologie est utilisée pour segmenter et présenter les différents produits structurant les activités de recherche.
les 5 ans du dispositif de prospective.
L’identité visuelle de deftech a été créée initialement pour être auto-explicative et contenir tous les éléments d’appartenance et de description du programme. Rappelant un emblème d’incorporation militaire, l’identité est symbolisée par un phare éclairant tour à tour les 360° de l’horizon technologique représenté par le T de même couleur que les faisceaux lumineux.
Le phare sert également de repère (ou point d’entrée) pour les différentes questions liées aux tendances technologiques et à leurs implications pour le monde militaire. Les objectifs du programme sont résumés par les 3 verbes Informer, Instruire et Inspirer, ce dernier étant écrit un peu plus gros que les deux précédents.
L’acronyme est expliqué par les trois mots Defence, Future et Technologies, ce dernier étant au centre, en tant que point central du programme. Les trois mots sont contenus verticalement dans l’écriture Deftech et protègent symboliquement le blason suisse en son milieu, indiquant l’origine du programme.
La partie extérieure de la médaille présente un maillage, symbole des collaborations et des synergies et de la vision du programme de recherche. Elle indique également l’affiliation à armasuisse, en haut, et au centre de compétence Science & Technologie, en bas. Une médaille en acier a été créée pour le 5ème anniversaire du dispositif
En 2021 devant des injonctions insistantes internes, le visuel a dû être modifié afin changer de forme, de ne plus intégrer le blason national ainsi que quelque inscription que ce soit. Nous sommes passés d’un logo à un élément visuel (mais qu’est-ce qu’un logo, sinon un élément visuel !).
N’étant pas aussi célèbre que Nike, il est parfois utile d’expliquer la signification de ce phare. Pour se faire, deux éléments de texte additionnel furent créés indiquant la provenance ainsi que l’adresse Internet du site dédié.
Le message principal ici est que même si des forces extérieures poussent au changement, finalement de détails sur la forme de certains éléments, considérez-le comme une opportunité pour apporter du nouveau dans le dispositif. Vous pouvez-même appeler ce changement « évolution » et le mettre en valeur en le rendant visible.
Rester à l’écoute, rester attentif aux signaux faibles internes comme externes permet de débuter mais surtout de maintenir un dispositif d’anticipation dynamique et attrayant, caractéristiques fondamentales pour une bonne divulgation de l’information.
Q131 | How to prepare the foundations of a foresight structure?
In this series « deftech – behind the scenes », we propose to tell the story of the programme deftech as faithfully as possible; its choices, its challenges and above all the lessons learned.
One of the first activities you will consider on your way to collecting information to define the activities and goals of your program, is to find and interview the various stakeholders.
You might quickly notice that asking them what do they expect from your program is not really the most productive approach. This is not a new situation, as you just find yourself in an analogue situation as the one described by this quote attributed to Henry Ford: ”If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.” Your program is new and to make things even better, you are working on something that, as perceived, has little to do with the day-to-day business and preoccupations of most of the people around you.
As mentioned previously, you’ll have to act quickly to show people what kind of support and information they can expect and get from you. Following is a list of deliverables that we have been working on for the past years.
Challenges and lessons learned
- Start small, be patient; Rome was not built in one day. It might seem obvious, but it is not always easy to manage. No one knows you, the expectations of the foresight program are unclear, as well as often the notion of foresight per se. The program and its activities will have to prove themselves, quite simply.
- Be pro-active. It is easier to discuss about something concrete and iterate, so instead of coming to meetings with ideas and concepts, try to come with the prototype, the structure or with the first iteration of what you would like build. Every step forward in the concretization of an idea, is better than a plain Power-Point presentation. And this does not apply to that activity only!
- Take the time to identify, map and know your stakeholders. It is always good to understand who supports your program, who to contact in case of doubts, as well as who is not in favor of your activities. They will also be the ideal partners to build and grow your community. You have to understand the terrain. Making this program a success is, from now on, your battle. As Sun Tzu wisely stated “If you know the enemy and know yourself, you need not fear the result of a hundred battles. If you know yourself but not the enemy, for every victory gained you will also suffer a defeat. If you know neither the enemy nor yourself, you will succumb in every battle.”
Be prepared and always stay ready!
Writing a business plan forces you to consider all the aspects of your technology foresight program. From the SWOT analysis to the positioning of the program, from its branding and vision to the definition of its various products, the document should become the reference to come back to in case of doubts or challenging questions about the organization or activities of the program.
Do not underestimate the fact, obvious after you did the exercise, that you have actually a document to present about your activities. Present it to your stakeholders, force them to take position and if possible, make it official. By doing so, you will earn legitimacy within your organization, allowing you also to move towards the outside. With legitimacy comes also trust, and this is what you need to start building your activities.
Challenges and lessons learned
- Within the business plan should also be integrated the identity of the program, its vision, mission and values. Do not underestimate this part, as most probably you’ll have to fight for it internally. Claiming for an identity within an organization might not be that easy. Establishing a verbal (name) or visual entity (logo) is definitely worth the challenge, as you would like people to identify the provenance of the information products, and at a latest stage to identify themselves with the brand you are building. Do it, no matter how and how big the administrative challenges are. Your activities need to be recognizable to be recognized.
- Call your deliverables « products » or « information products ». You will realize that it adds credibility and valor to your activities, much more that by calling them reports or workshops. Your product could be a report, this is not the point, but it is much more intuitive to associate a value, a cost, a road-map to create a product than to what actually “is” the product.
- Consult from time to time your business plan, either to update it or to come back to it. Nothing is set in stone and the best way to meet the expectations of your stakeholders is certainly to evolve the scheme in response to them. However, referring to what has been discussed and agreed can be a good safeguard, especially at the beginning of the process.
Visual identity
At the end of this first stage, the foresight programme took the name deftech, the acronym for « defence future technologies ». We associated it with a visual identity that we fought for and that includes three action verbs summarising the programme’s objectives: inform, educate, inspire. This terminology is used to segment and present the different products that structure the research activities.
the 5 year anniversary of the foresight deftech program.
The visual identity of deftech has been created to be self-explanatory and to contain all the elements of belonging and description of the program. Recalling a military incorporation emblem, the identity is symbolized by a lighthouse illuminating in turn the 360° of the technological horizon represented by the T of the same color than the beams of light.
The lighthouse serves also as a landmark (or entry point) for the various questions related to the technological trends and their implications for the military world. The goals of the program are summarized by the 3 verbs Inform, Instruct and Inspire, the latter written slightly bigger than the previous two.
The acronym is explained by the three words Defence, Future and Technologies the latter being in the middle, as focus of the program. The three words are vertically contained within the deftech writing and symbolically protect the Swiss blazon in its middle, indicating the origin of the program.
The outer part of the medal presents a mesh, symbol of collaborations and synergies and vision of the research program. It also indicates the affiliation to armasuisse, on top, and to the Science & Technology center of competence at the bottom. This medal was created for the 5-year anniversary of Deftech.
In 2021, due to internal insistence, the visual had to be modified in order to change its shape, to no longer integrate the national coat of arms and any inscription whatsoever. We went from a logo to a visual element (but what is a logo if not a visual element!).
Not being as famous as Nike, it is sometimes useful to explain the meaning of the lighthouse. To do this, two additional text elements were created indicating the origin and the website address of the dedicated site.
The main message here is that even if external forces are pushing for change, eventually detailing the shape of some elements, see it as an opportunity to bring something new into the device. You can even call this change « evolution » and highlight it by making it visible.
Listening and being attentive to internal and external weak signals is a way to start but above all to maintain a dynamic and attractive anticipation system, which are fundamental characteristics for a good disclosure of information.
