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Q132 | Comment rendre visible un dispositif de prospective ?

10 mins de lecture

Nous nous proposons dans cette série « deftech – les coulisses »  de raconter le plus fidèlement possible le vécu du programme deftech, ses choix, ses défis et surtout les leçons apprises.

Episodes: E01 | E02 | E03 | E04

English Version

L’une des premières questions que l’on vous pose lorsque vous travaillez dans le domaine de la prospective technologique est du type «quelles sont les technologies disruptives que vous étudiez ?». Nous ne discuterons pas ici de ce que signifie disruptif ou de ce qu’est exactement une technologie par rapport à un système, un processus ou une application, mais que vous le vouliez ou non, vous y serez confronté tôt ou tard par souci de cohérence. Ce que vous pouvez retenir de cette question, c’est que les gens attendent que vous les informiez sur les technologies. Ce qui est un peu moins évident, c’est que cette question se traduira rapidement pour vous par deux défis :

  1. Quel contenu les parties prenantes attendent-elles ?
  2. Comment informer ces différentes parties prenantes des résultats ?

Ce serait mentir que de prétendre que nous avons une recette, mais voici ce que nous avons fait pour lancer le programme, y compris les motivations sous-jacentes.

1. Tirer parti du «pas inventé ici»

Au lieu de rejeter le pas inventé ici, adoptez-le !

Il serait presque impossible que vous soyez la seule personne à tenter de répondre à la question mentionnée plus haut. En particulier au niveau gouvernemental, presque tous les pays, sous une forme ou une autre, font de la prospective technologique pour la défense et publient des documents dignes d’intérêt, bien souvent sous forme de livres blancs. La liste des technologies envisagées par un pays est-elle vraiment différente de celle du vôtre ?

Ne vous arrêtez pas au secteur de la défense, mais pensez également aux autres départements, aux autres industries, aux organisations internationales, au monde académique, etc. Très rapidement, vous devriez avoir une vue d’ensemble des domaines technologiques d’intérêt. Cela s’appelle également connaître l’état de l’art du domaine en question, étape préliminaire à tout travail de recherche! 

2. Restez ouvert : ensemble nous sommes plus forts !

Même si la défense signifie normalement le secret, demandez-vous si cela s’applique vraiment à ce que vous faites et si vous n’auriez pas plus à gagner à partager et à interagir. C’est une décision que vous devrez prendre. Pour deftech, la vision est la suivante : anticiper les technologies disruptives grâce aux synergies.

Bien sûr, toute information n’est pas partagée et il serait naïf d’imaginer cela de la part de chaque entité, mais comme en cuisine, ce ne sont pas vraiment les ingrédients qui sont les informations sensibles, mais les proportions et la façon de les mélanger. Il en va de même pour les technologies.

3. Rendez l’invisible, visible !

Il est temps maintenant de laisser la magie opérer ! Toutes ces technologies peuvent être très bien résumées sur une belle feuille Excel. L’envie de parcourir un tel document, aussi puissantes que puissent être les fonctionnalités de l’application, est proche de zéro. Mais trouvez un moyen attrayant, dynamique, collaboratif et coloré de présenter ces mêmes informations et les parties prenantes commenceront à s’y intéresser. Et ce n’est pas tout: elles vont commencer à en parler et à y réfléchir.

Pour deftech, cette étape fut très importante car elle a donné lieu au premier produit visible de l’extérieur. Il s’agissait d’une représentation artistique de 202 éléments, disponible à la fois sous forme de poster A0 et en format numérique. Nous l’avons imprimée et placée au-dessus des différentes machines à café, les endroits les plus fréquenté et les meilleurs pour  se faire remarquer et attirer l’attention !

Exemple de la première représentation visuelle des technologies (2015), alternative à la feuille Excel, réalisée par envisioning.io pour mieux illustrer le niveau de maturité des éléments ainsi que leurs interactions potentielles. Initialement conçus comme une image statique, les " radars " sont devenus entièrement dynamiques et intégrés à une plateforme numérique collaborative dédiée aux technologies.

4. Prenez le temps, écrivez, partagez

Le fait de disposer d’une belle représentation dynamique de diverses technologies est assurément un progrès, mais vous pouvez encore ajouter de la valeur en expliquant pourquoi ces technologies sont pertinentes et ce que vous en pensez. Soutenez votre travail par des publications. Qu’il s’agisse d’articles dans des revues militaires spécialisées, de rapports internes, de documents auto-publiés, de bulletins d’information ou de blogs, tous les moyens sont bons pour informer vos parties prenantes de vos résultats et de vos différentes activités.

Là aussi, essayez d’être créatif. Il n’y a rien de plus ennuyeux et de moins attrayant à lire qu’un rapport épais avec du texte simple et très peu d’illustrations. Vous pouvez avoir le meilleur contenu, si personne ne le lit, est-ce que l’effort en vaut vraiment la peine. Des publications collectives aux bandes dessinées, nous avons essayé différents formats, chacun avec une intention précise en tête. 

La seule conclusion que nous pouvons tirer des réactions que nous avons reçues est que vous devrez défendre vos idées, car aucun format n’aura que des partisans ou des détracteurs. L’acceptation peut également venir avec le temps et, de manière assez surprenante, certaines publications peuvent connaître un succès différé lorsque le format a gagné en popularité ou a été utilisé (et donc validé !) par d’autres entités considérées comme des « références » par certaines personnes influentes.

5. Rendez votre dispositif accessible : établissez votre présence en ligne

L’identité du dispositif s’accompagne d’une identité numérique et d’une présence sur Internet, ne serait-ce que comme preuve d’existence. Si cela ne semble pas important au début, vous vous rendrez compte assez vite qu’il serait bon de rendre vos différents produits visibles et accessibles. La présence en ligne vous permet de créer une communauté à laquelle vous pouvez fournir des informations sélectionnées à un intervalle donné sous la forme de bulletins d’information

Il est important de rester dans l’esprit des gens, surtout si vous travaillez sur des projets annuels. Vous ne pouvez normalement pas vous permettre de disparaître tout simplement pendant 11 mois !

Défis et leçons apprises

  1. Ne faites jamais de compromis sur la qualité des produits que vous diffusez. Qualité du contenu, mais aussi de la forme. Tout le monde n’est pas forcément d’accord ou n’aime pas ce que vous faites, c’est subjectif. La qualité, plus objective, vous aidera à gagner le respect et la confiance du public.

  2. Si vous lancez une lettre d’information ou des activités périodiques, assurez-vous que vous disposez des ressources nécessaires pour les réaliser durant suffisamment de temps pour que les parties prenantes l’intègrent à leurs habitudes. Il n’y a rien de plus minant pour la confiance que de commencer une telle activité et de l’arrêter après une ou deux itérations. Modifiez le format, le contenu, la longueur, mais continuez sur votre lancée !

  3. Si avoir une présence sur Internet est presque une évidence, réfléchissez-y à deux fois avant de passer aux réseaux sociaux. Cela apporterait-il vraiment quelque chose à votre dispositif ? Le rythme de vos productions est-il compatible avec la fréquence de mise à jour des messages nécessaires pour être visible sur les médias sociaux ?

  4. Il faut du temps pour se développer, il n’y a pas de raccourci – du moins nous ne l’avons pas trouvé – surtout lorsqu’il s’agit de créer une communauté d’intérêt professionnelle. Cela peut parfois être frustrant par rapport à d’autres environnements commerciaux, mais c’est tout simplement ainsi. Il faut faire avec.

  5. Il se peut que vous soyez confronté à des difficultés administratives en ce qui concerne certaines de vos initiatives. Si c’est le cas, adaptez-vous, ne démissionnez pas. Le contenu du message est bien plus important que la manière dont vous le délivrez. Paris vaut bien une messe, non ?

Q132 | How to make a foresight program visible?

In this series « deftech – behind the scenes », we propose to tell the story of the programme deftech as faithfully as possible; its choices, its challenges and above all the lessons learned.

Episodes: E01 | E02 | E03 | E04

One of the first question you will receive working in technology foresight is something similar to «which disruptive technologies are you looking at?». We will not discuss here what disruptive means or what is exactly a technology with respect to a system, a process or an application, but that you like it or not, you will be confronted to it sooner or later for the sake of consistency. What you can learn out of this question is that people are waiting for you to inform them about technologies. Slightly less obvious is that this question will quickly translate for you into two challenges:

  1. What content are my stakeholders expecting?
  2. How can these different stakeholders be informed of the results?

It would be lying pretending we have a recipe but here is what we did to start the program rolling, including the motivation behind it.

1. Leverage the «not invented here»

Instead of rejecting the not invented here, embrace it!

It would be almost impossible that you would be the only person trying to answer to such question. Especially at government level, almost every country, in one form or the other is doing technology foresight for defence and releasing insightful documents, often in the form of white papers. Is a list of technologies considered by a country really different than the one for yours?

Don’t stop to the defence sector, but move to the other departments, to the industry, to other industries, to international organizations, academy, etc. Very quickly you should have an overview of which technologies matter. This is also called knowing the state of the art in the field in question, a preliminary step to any research work! 

2. Keep it open : together we are stronger !

Even if defence normally means secrecy, consider if this does really apply to what you are doing and if you would not have more to win to share and interact. This is a decision you will have to take. For Deftech, the vision is Anticipate disruptive technologies through synergies.

Of course, everything is not shared and it would be naïve to imagine that from every entity, but like in cooking, it is not really the ingredients that is the sensitive information, but the proportions and how you mix them. The same applies for technologies.

3. Make the invisible, visible !

It is time now to let some magic happen! All these technologies can be really well summarized on a nice Excel sheet. The attractiveness of going through such a document, as powerful as the functionalities could be, is close to zero. But find an attractive, dynamic, collaborative and colorful way of presenting that very same information, and people will start looking at it. Not only that, they will start talking and thinking about it.

For deftech, this step was very important as it resulted the first product visible from the outside. It was an artistic representation of 202 elements available both as A0 poster and in digital format. We printed it and put it over the different coffee machines, the best places to get people’s attention!

Example of the first visual representation of technologies (2015), an alternative to the Excel sheet, created by envisioning.io to better illustrate the maturity level of the elements as well as their potential interactions.
Initially conceived as a static image, the radars have become fully dynamic and integrated into a collaborative digital platform dedicated to technologies.

4. Take time, write, share

Having a nice dynamic representation of various technologies is definitely a step forward, but you could still add some value by explaining why are these technologies relevant and what is your thinking behind it. Support your work with publications. From articles in specialized military reviews, via internal reports, to self-published documents, newsletters and blog, all means are good to inform your stakeholders about your findings and about your different activities.

Here as well, try to be creative. There is nothing more boring and less appealing to read than a thick report with plain text and very little illustrations. You can have the best content, if nobody is reading it, it is not worth the efforts. From collaborative publications to comics, we tried different formats, each one with a precise intention in mind.

The only conclusion that we can draw from the feedbacks we got is that you’ll have to stand for your ideas, as no format will have only supporters or detractors. Acceptance can also come with time, and surprisingly enough, some publication can have a delayed success as the format has gain in popularity or was used (and therefore validated) by some other entities considered as “reference” by some people with influence.

5. Make it accessible : establish your online presence

Together with the identity comes the digital identity and Internet presence. If this might not seem important at the beginning, you will realize soon enough, that it would be nice to make your different products visible and accessible. Being online allows you to create a community to which you can provide selected information at a given interval in the form of newsletters.

It is important to stay in the mind of people, especially if you are working on yearly projects. You cannot normally afford to simply disappear for 11 months!

Challenges and lessons learned

  1. Never compromise on the quality of the products you are releasing. Quality of the content, as well as of the form. Not everybody might agree or like what you are doing, this is subjective. Quality, more objective, will help you build respect and trust along the way.

  2. If you start a newsletter or activities with a certain frequency, make sure that you have the resources do to it at least during a year. There is nothing more undermining trust than starting such activity and stopping it after one or two iterations. Modify the format, the content, the length but keep it rolling!

  3. If having an Internet presence is almost a given, think it twice before moving to the social media. Doing it would really add something to your dispositive? Is the rhythm of your outputs compatible with the required update-rate of the posts necessary to be visible on the social media?

  4. It takes time to grow, there is no shortcut, especially when building a professional community of interest. It might be sometimes frustrating compared to other commercial environments, but this is simply the way it is. Deal with it.

  5. You might face administrative challenges with respect to some of your initiatives. If this is the case, adapt, don’t resign. The content of the message is far more important than how you deliver it. Paris is well worth a mass, no?
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