La question de quel budget associer à un dispositif de prospective (technologique ou non) est toujours dans l’esprit des décideurs.
A ce stade, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse, de petit ou de grand budget, car fort est à parier que celui-ci sera proportionnel aux attentes vis-à-vis du dispositif en lui-même!
Indépendamment du budget, le principe est de répartir les moyens à disposition entre les différentes activités du dispositif.
- Collecte d’informations (éventuellement prévoir un espace, une plate-forme pour le stockage et la mise à disposition de l’information)
- Analyse de l’information (manuelle dans un premier temps puis peut-être automatisée par la suite)
- Création des produits d’information (publications, newsletters, etc. peuvent rapidement prendre du temps, il est peut-être intéressant d’externaliser certaines tâches)
- Dissémination des produits d’information (organisation d’événements, ateliers, conférences, site Internet, etc)
Lors de l’initialisation, prévoyez une simple division du budget entre les différentes activités. Pour les exercices futurs, vous pourrez bouger le centre de gravité de vos investissements en fonction des besoins.
Il y a cependant certains éléments pour lesquels il est important de prévoir un budget et que l’on oublie facilement.
- Si vous organisez des conférences, workshops, prévoyez des moyens à allouer pour
- Les intervenants (frais de déplacement, hôtel, etc)
- Le catering (repas de midi, pauses café, etc)
- Le lieu (si vous ne réalisez pas l’événement en interne)
- Le compte rendu de la journée
- Les voyages, visites, conférences
- Transports & hôtels
- Frais de conférences
- Pour une publication
- La mise en page
- Les co-auteurs (certains s’attendent peut-être à une rétribution, demandez-leur assez tôt ce qu’il en est)
- La réalisation d’illustrations ou l’achat d’images
- L’impression
- La traduction
- Un atelier
- Un ou plusieurs modérateurs (1 par groupe/table)
- Les rapporteurs (chargés de prendre les notes de l’atelier et de rédiger le compte-rendu de celui-ci)
- Le lieu
- Le catering
- Le matériel à utiliser durant le workshop (Post-its, crayons, flip-charts, etc)
- Un site Internet
- Hébergement
- Création du site
- Mise à jour du site et suivi
- Illustrations
Il y a naturellement toujours différentes manières de s’organiser, de la plus abordable à la plus onéreuse, en fonction bien entendu de la qualité et du niveau de professionnalisme attendus.
Pour certains des livrables que vous allez réaliser (conférences, ateliers, présentations) vous n’aurez pas la possibilité de vous y reprendre à deux fois. L’amateurisme et l’improvisation sont généralement trop cher payé;
Travaillez toujours avec des professionnels choisis avec attention, car il en va de l’image de vos activités et de la crédibilité du dispositif de prospective.
