C’est un plaisir que de donner la plume à Alessandro Rapazzo, expert en gestion de crise au sein de l’armée suisse et auteur du premier billet français-italien !
Versione italiana
La difficulté de prévoir les crises dépend de plusieurs facteurs. L’une des principales est que les crises sont souvent le résultat d’événements imprévisibles ou d’une combinaison d’événements que personne n’aurait pu prévoir, ou, plus simplement, dont nous n’avons pas voulu prendre note compte tenu de la charge de travail. En outre, les crises sont souvent causées par des systèmes complexes dans lesquels de nombreuses variables interagissent, ce qui rend difficile la prévision de leur évolution.
Ce texte traite de l’importance d’être préparé à gérer efficacement les crises et à prévenir les crises probables, grâce à la prospective, c’est-à-dire la capacité d’anticiper et de se préparer aux futurs possibles. L’analyse des tendances, des technologies émergentes et des facteurs externes peut aider les organisations à élaborer des scénarios futurs et à planifier des actions pour y faire face.
La technologie, notamment l’intelligence artificielle, peut être utilisée pour maintenir la continuité des opérations pendant les crises, collecter et analyser les données en temps réel et préparer les organisations aux changements futurs. Et enfin, la maîtrise d’un processus simple et clair pour faire face à toute crise ou problème.
Prenons à cette égard l’exemple des activités de conduite de l’armée suisse.
Le leadership
Nous affirmons que le leadership est crucial dans la gestion de crise et la planification future. Les dirigeants doivent être capables de communiquer clairement, de prendre des décisions rapides et efficaces et de protéger l’organisation. Il est également important que les organisations ne s’appuient pas uniquement sur une seule source d’information ou de perspective, mais qu’elles soient ouvertes à de nouvelles idées et qu’elles puissent s’engager avec d’autres entités. En outre, les organisations devraient former le sens critique et les capacités de réflexion des employés afin qu’ils puissent élaborer des solutions innovantes et prendre des décisions éclairées.
Ces compétences sont particulièrement importantes en temps de crise pour analyser la situation et prendre des décisions fondées. La façon dont les gens pensent désormais le travail et la profession évolue de façon spectaculaire et les organisations doivent se préparer à ces changements afin de rester compétitives.
Pour gérer efficacement les crises, il est important que le personnel et les entités soient correctement organisés. Voici quelques critères utiles pour préparer le personnel et les organisations :
- Investir du temps et des ressources dans la formation du personnel : il est important que le personnel soit formé de manière adéquate pour faire face aux défis futurs, par exemple par des cours de formation sur la gestion de crise, l’utilisation de technologies spécifiques ou la communication efficace.
- Investissez également du temps dans l’acquisition de différentes notions qui peuvent d’une manière ou d’une autre apporter une valeur ajoutée à l’organisation et à la personne elle-même (développement d’une pensée holistique).
- Être ouvert aux nouvelles idées et aux nouveaux points de vue : il est important d’être ouvert aux nouvelles idées et aux nouveaux points de vue, tant au sein de l’organisation qu’à l’extérieur, car cela peut aider à élaborer des solutions innovantes et à prendre des décisions plus éclairées. Cela signifie discuter des idées et des problèmes avec d’autres personnes, car cela nous aidera à remettre en question nos idées préconçues et à développer de nouvelles perspectives.
- Investir dans l’éducation du personnel : l’éducation est un investissement à long terme qui peut aider le personnel à développer les compétences et les connaissances nécessaires pour relever les défis futurs.
- Développer le sens des responsabilités du personnel : il est important que le personnel soit responsable de son travail et de ses actions, car cela lui permettra d’agir efficacement même en temps de crise.
- Promouvoir l’étude sur une base volontaire : encourager le personnel à étudier et à développer ses compétences également en dehors des heures de travail peut aider l’organisation à être mieux préparée à relever les défis futurs.
- Formation du personnel aux situations de crise : il est important que le personnel soit régulièrement formé aux situations de crise, à l’aide d’un outil procédural simple. Cela leur permettra de réagir efficacement en cas d’urgence.
Selon Gary A. Bolles, il est également crucial d’avoir un état d’esprit sain et approprié et une bonne dose d’auto-motivation pour relever les défis futurs. Les entreprises doivent développer un récit dans lequel le « pourquoi » est clair et motivant, afin d’impliquer le personnel et de l’inciter à agir.
En outre, confirmé par mes expériences personnelles, il est clair que les structures héritées de l’ère industrielle ont fait leur temps et qu’il est temps d’adopter des formes plus conformes à la modernité, telles qu’une plus grande responsabilisation, le développement du sens critique, l’humilité et l’agilité. Cette simple posture permettra déjà aux organisations d’être plus flexibles et de s’adapter rapidement aux défis futurs.
Ainsi, si l’état d’esprit gagnant et l’importance de l’éducation sont évidents, nous devons également investir un concept difficile et délicat. Nous parlons ici de la capacité de regarder dans des futurs non encore écrits. Il est donc temps de comprendre sérieusement l’environnement dans lequel nous vivons, afin de nous préparer à toute éventualité. Cela signifie qu’il faut connaître les tendances, les défis et les opportunités qui nous entourent et disposer d’un plan solide pour faire face aux différentes éventualités. Et avons-nous déjà mentionné la parole résilience ? Nous devons également renforcer celle-ci, c’est-à-dire notre capacité à gérer efficacement le stress et l’incertitude. Cela signifie bien gérer ses émotions, s’adapter avec succès aux changements et trouver des solutions créatives aux problèmes.
Enfin, n’oublions pas l’importance de la collaboration. La collaboration avec d’autres personnes nous aidera à relever les défis plus efficacement que si nous travaillons seuls : pensez au travail d’équipe, au soutien mutuel et au partage des ressources et des compétences.
flexibilité + connaissances + planification + résilience + travail d’équipe = succès
Conclusion
Une crise est un événement imprévisible qui peut avoir un impact important sur une organisation. La prospective est une discipline qui peut aider les organisations à anticiper et à se préparer aux futurs possibles, tant positifs que négatifs. La technologie, le leadership et la capacité de réflexion et d’esprit critique sont autant d’éléments clés pour gérer efficacement une crise et empêcher qu’elle ne se reproduise à l’avenir.
Il est également important que les organisations ne s’enferment pas dans une monoculture et soient ouvertes à de nouvelles idées et à de nouveaux points de vue, qu’elles soient capables de se comparer à d’autres entités et de développer des solutions innovantes pour relever les défis futurs.
En outre, il est important de former le personnel aux situations de crise et de lui inculquer l’état d’esprit et la motivation nécessaires pour relever les défis futurs. Cela doit être réalisé avec des valeurs conformes à la modernité: une plus grande responsabilisation, le développement de l’esprit critique, l’humilité et l’agilité, Les entreprises doivent également développer un récit dans lequel le « pourquoi » est clair et motivant pour engager le personnel et l’inciter à agir.
De cette manière, les organisations seront mieux préparées à gérer les crises et ainsi à saisir les opportunités de croissance et de développement pour se positionner dans l’un des futurs à venir.
Q096 | Crisi – istruzione e foresight: come uscirne più forti e preparati ?
È un piacere dare la penna ad Alessandro Rapazzo, esperto nel management di crisi presso il comando di condotta e comunicazione dell’Esercito Svizzero, e autore del primo biglietto franco-italiano!
La difficoltà di prevedere le crisi dipende da diversi fattori. Uno dei principali è che le crisi spesso sono il risultato di eventi imprevedibili o di una combinazione di eventi che nessuno avrebbe potuto prevedere, oppure dato i carichi di lavoro non abbiamo voluto prenderne atto. Inoltre, le crisi spesso sono causate da complessi sistemi in cui molte variabili interagiscono tra di loro, rendendo difficile prevedere il loro percorso.
Questo testo parla dell’importanza di essere preparati per gestire le crisi in modo efficace e prevenire probabili crisi, attraverso il foresight, ovvero la capacità di prevedere e prepararsi per i possibili futuri. L’analisi delle tendenze, delle tecnologie emergenti e di fattori esterni può aiutare le organizzazioni a sviluppare scenari futuri e a pianificare le azioni per affrontarli.
La tecnologia, in particolare l’intelligenza artificiale, può essere utilizzata per mantenere la continuità delle operazioni durante le crisi, raccogliere e analizzare dati in tempo reale e preparare le organizzazioni per i cambiamenti futuri. E per ultimo ma non di poca importanza è la padronanza di un processo semplice e chiaro per affrontare qualsiasi crisi o problema.
Parliamo a titolo d’esempio delle attività di condotta dell’Esercito Svizzero.
La leadership
Affermiamo che la leadership è fondamentale nella gestione della crisi e nella pianificazione futura. I leader devono essere in grado di comunicare chiaramente, prendere decisioni rapide ed efficaci e proteggere l’organizzazione. È anche importante che le organizzazioni non si basino solo su una singola fonte di informazioni o prospettiva, ma siano aperte a nuove idee e sappiano confrontarsi con altre entità. Inoltre, le organizzazioni dovrebbero allenare il senso critico e la capacità di riflessione dei dipendenti per sviluppare soluzioni innovative e prendere decisioni informate.
Queste abilità sono particolarmente importanti in momenti di crisi per analizzare la situazione e prendere decisioni fondate. Il modo di concepire il lavoro e la professione sta cambiando radicalmente e le organizzazioni devono essere preparate a questi cambiamenti per rimanere competitive in futuro.
Per gestire efficacemente le crisi, è importante che il personale e le organizzazioni siano adeguatamente organizzati. Ecco alcuni criteri che possono essere utili per preparare il personale e le organizzazioni:
- Investire tempo e risorse nella formazione del personale: è importante che il personale sia adeguatamente formato per affrontare le sfide future, ad esempio attraverso corsi di formazione sulla gestione della crisi, l’utilizzo di tecnologie specifiche o la comunicazione efficace.
- Investire anche del tempo per acquisire nozioni diverse, ma che possano in qualche modo portare un valore aggiunto all’organizzazione e alla persona stessa (sviluppo del pensiero olistico).
- Aprirsi a nuove idee e punti di vista: è importante essere aperti a nuove idee e punti di vista, sia all’interno dell’organizzazione che all’esterno, poiché ciò può aiutare a sviluppare soluzioni innovative e a prendere decisioni più informate. Questo vuol dire discutere idee e problemi con altre persone, poiché questo ci aiuterà a mettere in discussione i nostri preconcetti e a sviluppare nuove prospettive.
- Investire nell’istruzione del personale: l’istruzione è un investimento a lungo termine che può aiutare il personale a sviluppare le competenze e le conoscenze necessarie per affrontare le sfide future.
- Sviluppare un senso di responsabilità nel personale: è importante che il personale sia responsabile del proprio lavoro e delle proprie azioni, poiché ciò gli consentirà di agire in modo efficace anche in momenti di crisi.
- Promuovere lo studio su base volontaria: incoraggiare il personale a studiare e a sviluppare le proprie competenze anche al di fuori delle ore di lavoro può aiutare l’organizzazione a essere più preparata ad affrontare le sfide future.
- Esercitare il personale alle situazioni di crisi: è importante che il personale sia esercitato regolarmente alle situazioni di crisi, utilizzando uno strumento processuale semplice. Ciò consentirà loro di reagire in modo efficace in caso di emergenza.
Secondo Gary A. Bolles, è anche fondamentale avere un sano e adeguato mindset e una buona dose di automotivazione per affrontare le sfide future. Le aziende devono sviluppare una narrazione in cui il « perché » è chiaro e motivante, in modo da coinvolgere il personale e motivarlo ad agire.
Inoltre, confermato dalle mie personali esperienze, è evidente che le strutture ereditate dall’Era industriale abbiano raggiunto il loro scopo e che sia ora di abbracciare forme più consone alla modernità, come maggiore responsabilizzazione, sviluppo del senso critico, umiltà e agilità. Ciò consentirà alle organizzazioni di essere più flessibili e di adattarsi rapidamente alle sfide future.
Se da un lato dunque l’assetto mentale vincente e l’importanza dell’istruzione è evidente, dobbiamo anche investire un concetto difficile e ostico. Parliamo della capacità di guardare nei futuri non ancora scritti. Quindi, è ora di capire seriamente l’ambiente in cui viviamo, in modo da essere preparati a qualsiasi evenienza. Ciò significa conoscere le tendenze, le sfide e le opportunità che ci circondano e avere un piano solido per affrontare le diverse eventualità. Oh, e abbiamo già detto « resilienti »? Dobbiamo costruire anche la nostra resilienza, ovvero la nostra capacità di affrontare efficacemente lo stress e l’incertezza. Questo significa gestire bene le emozioni, adattarsi con successo ai cambiamenti e trovare soluzioni creative ai problemi.
Infine, non dimentichiamo l’importanza della collaborazione. Lavorare insieme agli altri ci aiuterà a superare le sfide in modo più efficiente rispetto al lavoro da soli: pensate al lavoro di squadra, al sostegno reciproco e alla condivisione di risorse e competenze.
flessibilità + conoscenza + pianificazione + resilienza + lavoro di squadra = successo
Conclusione
La crisi è un evento imprevedibile che può avere un impatto significativo sull’organizzazione. Il foresight è una disciplina che può aiutare le organizzazioni a prevedere e prepararsi per i possibili futuri, sia positivi che negativi. La tecnologia, la leadership e la capacità di riflessione e senso critico sono tutti elementi chiave per gestire efficacemente la crisi e prevenirne il ripetersi in futuro.
È inoltre importante che le organizzazioni non si chiudano in una monocoltura e siano aperte a nuove idee e punti di vista, sappiano confrontarsi con altre entità e sviluppino soluzioni innovative per affrontare le sfide future. In questo modo, le organizzazioni saranno più preparate a gestire le crisi e a cogliere le opportunità di crescita e sviluppo in futuro.
Inoltre, è importante formare il personale alle situazioni di crisi e infondere la mentalità e la motivazione necessarie per affrontare le sfide future. Questo deve avvenire con valori in linea con la modernità: maggiore responsabilizzazione, capacità di pensiero critico, umiltà e agilità. Le aziende devono inoltre sviluppare un « perché » chiaro e motivante per coinvolgere il personale e ispirarlo ad agire.
In questo modo, le organizzazioni saranno meglio preparate a gestire le crisi e quindi a cogliere le opportunità di crescita e sviluppo per posizionarsi in uno dei futuri che verra.
Riferimenti
- Bolles, G. A. (2021). The next rules of work the mindset, skillset, and toolset to lead your organization through uncertainty. Kogan Page.
- Li, K., & Qiufan, C. (2021). AI 2041 ten visions for our future. WH Allen.
- Rappazzo, A., & Eigenheer, M. (2020). Gestione delle crisi – Una guida (Bundespublikationen, Ed.). Bundespublikationen.
- Taleb, N. N. (2009). Il cigno nero. Come l’improbabile governa la nostra vita (Vol. 77). Il saggiatore.
