Se lancer dans l’aventure d’un site comme celui-ci est un défi intellectuel et humain stimulant et passionnant. Comme pour bien des choses, les débuts sont grisants. Mais comment s’organiser pour tenir sur la durée et se coordonner entre 4 personnes aux agendas passablement chargés?
Bien vite nous nous sommes rendus compte que chacun devait pouvoir être à-même de travailler à son rythme, à l’horaire le plus propice et ce indépendamment de son lieu géographique.
Après quelques réflexions sur l’utilisation de Dropbox, nous nous sommes tournés vers la plate-forme Google Docs afin de profiter de toutes les fonctionnalités offertes et surtout celles de l’écriture simultanée à plusieurs auteurs intégrant une gestion des versions automatisée. Il existe sûrement d’autres alternatives (Infomaniak KDrive, etc), mais nous voulions un outil connu de tous, permettant de nous concentrer sur la création du contenu et non sur l’utilisation de l’outil.
Nous avons donc la liste dynamique de tous les billets que nous voulons traiter sous forme de question dans un Google sheet partagée.
Pour chaque billet nous avons les informations suivantes:
- Nom du répertoire dans Google Drive dans lequel figurent les illustrations et documents relatifs à la question. Chaque Question a son propre répertoire 🙂
- Date de publication planifiée. A la cellule est associée un code couleur
- Blanc: La mise en ligne dans WordPress n’a pas encore été effectuée
- Orange: Il manque une information, un élément pour finaliser le billet
- Cyan: Le billet est en ligne et programmé pour la date mentionnée
- Etat d’avancement de la rédaction du texte.
Chaque billet a une rédaction initiale et une relecture avant d’être publié. Les initiales des personnes ayant lu et relu sont mentionnées. A la cellule est associée le code couleur suivant:- Rouge: Le billet est en cours de rédaction
- Orange: Le billet est prêt pour la relecture
- Vert: Le billet est finalisé et prêt à être mis en ligne
- Etat d’avancement des illustrations.
Comme pour les textes, le processus de création des illustrations est géré de la même manière avec le même code couleurs. Dans chaque billet cependant les auteurs font une suggestion de l’illustration souhaitée. Si cela convient, l’illustration est réalisée, autrement on itère sur l’idée. - Information sur la catégorie à laquelle appartient le billet.
- Lien interne sur le Google Docs où se trouve le texte du billet.
- Lien internet du billet une fois celui-ci mis en forme dans WordPress.
Afin de faire le point sur les activités de la semaine, une réunion téléphonique est réalisée chaque lundi à 8:45.
Ce billet a décrit l’organisation pratique… uniquement l’organisation pratique! Celle-ci n’est cependant rien sans une motivation et un enthousiasme sans faille DANS LA DURÉE.
Nous n’avons pas de recette miracle pour ceci, mais une bonne entente au départ, une transparence sur les activités et surtout sur la charge professionnelle du moment, permettent au team de rester uni et de s’adapter à la situation.
Bref en deux mots, nous sommes résilients positifs!
