Une démarche de prospective est un exercice éminemment collectif. Dès lors, il est essentiel de créer des temps et des espaces propices à la réflexion à plusieurs : les ateliers.
Prenons l’exemple d’un atelier dont l’objectif est d’anticiper les transformations et les ruptures technologiques possibles. Pour commencer, l’atelier doit permettre à chaque participant de s’exprimer individuellement et de partager ses propres connaissances et intuitions en matière de transformations et ruptures technologiques possibles.
L’animation de cette première étape consiste à rappeler l’objectif de l’étape en question et d’inviter les participants à réfléchir en silence. Si l’animateur réalise que les participants sont en difficulté (par exemple, par manque d’inspiration), il peut intervenir en donnant des exemples de transformations et de ruptures technologiques et, ce faisant, clarifier le niveau de détail attendu. Dans le cas des ateliers que nous avons animés, nous avons parfois eu recours aux ‘Radars de visualisation‘ réalisées par Envisioning Ltd afin de montrer des exemples aux participants.
Dans un deuxième temps, il s’agit de dégager une liste commune de transformations et de ruptures technologiques possibles en laissant le temps à un débat constructif de s’installer entre les participants autour des éléments qui, selon eux, devraient figurer dans ladite liste.
Ce temps de débat est particulièrement riche car il donne l’occasion à chacun d’étayer ses propositions et de se rendre compte de la nature des informations élémentaires qu’il a naturellement mobilisées lors du temps de réflexion individuelle.
Lors de la construction de son argumentaire, chaque participant peut découvrir les faiblesses voire éventuellement les incohérences du raisonnement qu’il a conduit afin de faire émerger des transformations et des ruptures technologiques. En gagnant en rigueur intellectuelle, chacun ressort de l’atelier doté d’une capacité accrue d’identification et d’interprétation des signaux faibles et autres indices qu’il mobilise afin d’anticiper des transformations et des ruptures technologiques.
Un atelier n’est donc pas à confondre avec une réunion. Il est demandé à chaque participant d’y être actif dans le cadre de ses compétences car chacun amène une pierre spécifique à l’édifice.
Si vous trouverez aisément d’innombrables “recettes” à suivre afin de concevoir et d’animer un atelier, parmi lesquelles celles proposées par Michel Godet ou par Robert Phaal, nous vous proposons ci-dessous quelques conseils élémentaires, applicables à tout type d’atelier de prospective :
- Favoriser la diversité des participants à l’atelier
- La diversité peut concerner aussi bien la provenance des participants que leurs profils de compétences.
- Afin d’éviter le risque de “silence organisationnel” qui frappe les individus en présence de leurs supérieurs hiérarchiques, il est important de veiller à créer un espace et un temps “sûrs”, dans lesquels chacun se sent encouragé et libre de partager ses connaissances et intuitions. À ce propos, les détours par les futurs possibles qu’invite à prendre toute démarche de prospective s’avèrent très utiles ; en créant une “distance de sécurité” entre les enjeux et les tensions du présent et les développements possibles dans le futur (qui sont au coeur des débats qui émergent durant un atelier de prospective), ils contribuent à créer des conditions propices à la libre et pleine expression de chacun.
- La diversité peut concerner aussi bien la provenance des participants que leurs profils de compétences.
- Définir le but de l’atelier
- Présenter le contexte dans lequel s’inscrit l’atelier (par exemple, il peut s’agir d’une étape dans une séquence plus longue, jalonnée d’autres types d’événements – colloques, learning trips, etc.), la raison d’être de l’atelier (quelle valeur ajoutée est-elle spécifiquement attendue et comment contribuera-t-elle à la valeur créée par l’ensemble de la démarche de prospective dans laquelle s’inscrit l’atelier ?) ainsi que vos attentes spécifiques vis-à-vis de cet atelier, en tant qu’animateur mais aussi coordinateur de l’ensemble de la démarche de prospective.
- S’assurer que ces informations sont comprises de tous les participants est essentiel en vue d’aligner leurs contributions individuelles et collectives avec le but de l’atelier et, a fortiori, de la démarche de prospective dans laquelle il s’inscrit. En outre, de simple participant à un atelier, chacun devient contributeur à une démarche de prospective plus ambitieuse, qui dépasse le cadre d’une activité d’une demi-journée ou d’une journée.
- Présenter le contexte dans lequel s’inscrit l’atelier (par exemple, il peut s’agir d’une étape dans une séquence plus longue, jalonnée d’autres types d’événements – colloques, learning trips, etc.), la raison d’être de l’atelier (quelle valeur ajoutée est-elle spécifiquement attendue et comment contribuera-t-elle à la valeur créée par l’ensemble de la démarche de prospective dans laquelle s’inscrit l’atelier ?) ainsi que vos attentes spécifiques vis-à-vis de cet atelier, en tant qu’animateur mais aussi coordinateur de l’ensemble de la démarche de prospective.
- Présenter le déroulement de l’atelier
- Chaque participant doit avoir une vue d’ensemble du programme que vous avez conçu et en comprendre parfaitement la logique. Il doit également pouvoir repérer les temps forts de l’atelier durant lesquels sa contribution et/ou son écoute active seront particulièrement importantes.
- En règle général on sous-estime toujours le temps nécessaire pour converger dans les discussions, écouter les idées de chacun, etc. Pour chaque atelier, évitez de traiter de questions trop complexes en une fois, subdivisez celles-ci en questions plus simples auxquelles vous dédierez un atelier pour chacune d’elles.
- Chaque participant doit avoir une vue d’ensemble du programme que vous avez conçu et en comprendre parfaitement la logique. Il doit également pouvoir repérer les temps forts de l’atelier durant lesquels sa contribution et/ou son écoute active seront particulièrement importantes.
- Présenter un exemple du résultat attendu
- En donnant à voir à tous les participants un exemple du livrable attendu, vous leur donner un repère vis-à-vis duquel ils peuvent situer leurs contributions tout au long de l’atelier.
- Le processus suivi tout au long de l’atelier peut être matérialisé par un canevas afin d’aligner les contributions de chacun vers la co-construction du livrable final attendu.
- En donnant à voir à tous les participants un exemple du livrable attendu, vous leur donner un repère vis-à-vis duquel ils peuvent situer leurs contributions tout au long de l’atelier.
- Avoir suffisamment de modérateurs/animateurs pour encadrer les différents groupes
- Si vos participants effectuent des travaux de groupe, il est conseillé d’avoir un animateur par groupe. Cela peut être contraignant, mais la qualité du travail en sera améliorée; celui-ci pourra de fait contrôler aussi bien le processus que ce qui est produit correspond bien à ce qui est attendu (niveau de compréhension, présentation, etc.).
Ceci est d’autant plus important si les groupes de travail sont dans des salles différentes. - En prenant le soin de former certains de vos collègues, ceux-ci peuvent alors jouer le rôle d’animateurs. Attention cependant à ce qu’ils n’aient qu’une fonction durant un exercice: ou celui d’animateur ou celui de participant!
- Si vos participants effectuent des travaux de groupe, il est conseillé d’avoir un animateur par groupe. Cela peut être contraignant, mais la qualité du travail en sera améliorée; celui-ci pourra de fait contrôler aussi bien le processus que ce qui est produit correspond bien à ce qui est attendu (niveau de compréhension, présentation, etc.).
- Faire ressortir le point de vue des participants
- Au moyen de votes individuels ou par groupes, il est important qu’à la sortie de l’atelier vous ayez une vision claire de la situation, ainsi que des priorités telles que perçues par les participants.
- Conclure l’atelier par une synthèse, à la fois réflexive et ouverte sur les suites possibles de la démarche de prospective
- Tout au long de l’atelier, un ou plusieurs rapporteurs ont pour mission de suivre attentivement les débats et le travail de production individuelle et collective des participants afin d’en proposer une restitution synthétique en séance plénière. Cette synthèse doit permettre aux participants d’une part de reconnaître le chemin parcouru, les connaissances générées ou acquises durant l’atelier, les questions en suspens, etc., et d’autre part de reconnaître les suites possibles de la démarche de prospective.
- Lorsqu’un atelier est organisé sur plusieurs jours, il est nécessaire de préparer une synthèse à la fin de chaque journée afin d’ancrer en chacun les acquis intermédiaires et d’aligner les attentes de tous vis-à-vis de la suite du processus.
- Tout au long de l’atelier, un ou plusieurs rapporteurs ont pour mission de suivre attentivement les débats et le travail de production individuelle et collective des participants afin d’en proposer une restitution synthétique en séance plénière. Cette synthèse doit permettre aux participants d’une part de reconnaître le chemin parcouru, les connaissances générées ou acquises durant l’atelier, les questions en suspens, etc., et d’autre part de reconnaître les suites possibles de la démarche de prospective.
- Communiquer les étapes suivantes et le travail allant être réalisé à la fin de l’atelier.
- Il est important que les participants connaissent ce que vous allez faire du travail réalisé. S’il vous est possible, communiquez-leur le produit intermédiaire de façon à ce qu’il vous fassent part de leurs éventuelles remarques avant de rédiger le produit final.
En agissant de la sorte, vous valorisez à nouveau leur avis personnel ainsi que leur participation. Ce sentiment est primordial lorsque vous les contacterez pour un nouvel atelier!
- Il est important que les participants connaissent ce que vous allez faire du travail réalisé. S’il vous est possible, communiquez-leur le produit intermédiaire de façon à ce qu’il vous fassent part de leurs éventuelles remarques avant de rédiger le produit final.
Pour conclure, gardez en tête que ces quelques conseils ne sont à la fois ni exhaustifs ni infaillibles. C’est en organisant un premier atelier, puis un deuxième, etc. que vous développerez vos propres heuristiques et autres “recettes”. Nous serons ravis de recueillir sur ce blog vos témoignages et retours d’expériences !
Retrouvez l’intégralité des documents utilisés lors du deftech.day du 31 août 2022 sur les thèmes Incertitudes-Innovation-Résilience.
Instructions, canevas ainsi que le déroulé de la journée sont disponibles ici.
