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Q209 | Un agent conversationnel comme partenaire prospectif ?

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Source de l'illustration : shutterstock.com

L’atelier « Le futur, c’est maintenant : anticipation et prospective pour les ressources humaines » s’est tenu à Lugano le 18 avril 2024.

HrTicino et a Futurs ont créé l’opportunité de fournir aux participants, des responsables des ressources humaines d’entreprises de Suisse italienne, une vue d’ensemble des études de prospective sur le sujet ainsi qu’un exemple d’application du processus de planification de scénarios.

Versione italiana

Partie introductive : l’alphabétisation du futur

La première partie de l’atelier s’est concentrée sur des sujets fondamentaux pour comprendre comment l’esprit humain fonctionne lorsqu’il parle de l’avenir, et en particulier :

  • Les biais cognitifs et la manière dont ils affectent notre réflexion sur l’avenir, avec un clin d’œil aux recherches de Daniel Kahneman.
  • La pensée systémique, c’est-à-dire la capacité à comprendre la complexité du monde en l’interprétant comme un ensemble intégré d’éléments et de relations, plutôt qu’en le décomposant en parties isolées.

Une deuxième partie a été consacrée à la présentation du processus de planification de scénarios afin d’introduire les participants à l’activité pratique couvrant des sujets tels que

  • Le cône des futurs pour clarifier le champ de la prospective.
  • Le processus d’analyse de l’horizon pour aider les participants à comprendre les critères de collecte, d’analyse et de sélection des phénomènes de changement utilisés pour l’élaboration de scénarios futurs.
  • Les outils offerts par l’intelligence artificielle générative (GPT4.0) pour la traduction des phénomènes de changement en un récit du futur : en particulier HR Tomorrow Navigator, un GPT spécifiquement créé pour la prospective des ressources humaines.

Navigateur HR Tomorrow

L’utilisation de l’intelligence artificielle générative pour soutenir la planification de scénarios était déjà possible depuis l’avènement du Chat GPT3 ; désormais, grâce aux versions ultérieures, chaque personne peut créer son propre GPT (pour Generative Pre-trained Transformer / agent conversationnel) pour des besoins et des objectifs spécifiques.

HR Tomorrow Navigator est un agent conversationnel créé pour soutenir les responsables des ressources humaines dans le processus de définition d’un objectif de prospective et dans les activités d’analyse et de création de scénarios qui s’ensuivent, en particulier avec l’utilisation de la matrice 2×2.

 

HR Tomorrow Navigator : configuration

La mise en place d’un GPT est relativement simple, il suffit de sélectionner le bouton de création pour lancer la génération guidée du bot. À la fin du processus, vous pouvez déjà profiter d’un produit fini qui ne s’écarte pas du Chat GPT normal.

Une personnalisation plus poussée est possible en sélectionnant le bouton « set up ». Grâce à cette option, chaque utilisateur peut décider du comportement de l’agent conversationnel et charger dans la bibliothèque de son GPT des références qui permettent de mieux cibler le chat.

Pour la conception de HR Tomorrow Navigator, le rôle à jouer par l’agent conversationnel et le type de relation avec l’utilisateur ont été définis comme suit : Vous assumez le rôle d’un facilitateur de prospective, votre objectif est de guider l’utilisateur dans la création de scénarios futurs à l’aide de la méthode 2×2. Le processus est divisé en 4 étapes clés : définition de l’objectif de la prospective, analyse de l’horizon, identification des incertitudes critiques et création de scénarios.

Ce processus est conçu pour être itératif. Il invite l’utilisateur à réfléchir en profondeur à chaque étape, en veillant à ce que chaque réponse éclaire la suivante. La conclusion de cet exercice devrait fournir un cadre solide pour explorer les potentiels futurs et aider à la planification stratégique.

En particulier, la deuxième invite permet une telle interaction :

En ce qui concerne l’utilisation d’informations supplémentaires, un certain nombre de documents ont été chargés dans HR Tomorrow Navigator, ce qui permet de se concentrer davantage sur des sujets spécifiques aux ressources humaines tels que, par exemple,

  1. ceux relatifs à l’automatisation des processus de recrutement,
  2. aux tendances technologiques dans le domaine de la formation ou
  3. au phénomène de la télémigration tel que décrit par Richard Baldwin.

Des documents liés aux ressources humaines, tels que des données sur le développement de plateformes de crowdworking, ont également été utilisés pour les signaux faibles.

En outre, pour s’assurer qu’il puisse reconnaître les tendances (trends), les facteurs de changement (drivers) et les signaux faibles, un document spécifique faisant la distinction entre les trois phénomènes a été créé. Dans les instructions, il a été demandé de les subdiviser en fonction des différences spécifiées dans ce document.

HR Tomorrow Navigator : Utilisation

Une fois configuré et enregistré, le GPT peut être utilisé à deux fins principales :

  • des activités de brainstorming pour mieux comprendre les principaux phénomènes de changement qui caractérisent la fonction RH
  • aide à la création de scénarios par l’identification des incertitudes critiques

Son utilisation est particulièrement avantageuse lorsque, dans le cas d’ateliers, tous les participants disposent d’un compte GPT 4.

Pour l’atelier organisé à Lugano, le scénario narratif présentait une journée typique d’un RH en 2035 (voir exemple).

L’objectif de l’activité en sous-groupes était de projeter les participants dans ce scénario et de les faire réfléchir aux conséquences possibles grâce à l’utilisation de la roue du futur.

Pour faciliter la réflexion et la comparaison, les conséquences du premier et du second degré ont été classées dans le cadre STEEP (Sociologique, Technologique, Economique, Environnemental et Politique) une alternative à PESTEL sans la dimension légale.

Après le partage par chaque sous-groupe de l’activité des roues du futur, l’atelier s’est conclu par l’attribution d’une tâche individuelle visant à analyser les répercussions du scénario et les stratégies associées, en particulier :

  • l’analyse des implications
  • l’évaluation des capacités actuelles
  • la planification des investissements et des ressources.

Ces différentes réflexions sont les éléments idéaux pour entamer un exercice de roadmapping, mais cela est un autre futur en construction !

Q209 | Un agente conversazionale come foresight partner?

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Si è svolto a Lugano il workshop Il futuro è adesso: anticipazione e foresight per le Risorse Umane.

HrTicino e Futurs hanno creato l’occasione per fornire ai partecipanti, responsabili delle risorse umane di aziende della Svizzera italiana, una panoramica sugli studi di futuri e un esempio di applicazione del processo di scenario planning.

Parte introduttiva : alfabetizzazione ai futuri

Una prima parte del workshop si è concentrata su argomenti fondamentali per comprendere come la mente umana funziona quando parla di futuro ed in particolare:

  • I bias cognitivi e come questi condizionano il nostro pensiero al futuro con un accenno alle ricerche di Daniel Kahneman.
  • Il pensiero sistemico, ovvero la capacità di comprendere la complessità del mondo interpretandolo come un insieme integrato di elementi e relazioni, anziché frantumandolo in parti isolate.

Una seconda parte l’abbiamo dedicata alla presentazione del processo di scenario planning per introdurre i partecipanti all’attività pratica trattando argomenti come:

  • Il cono dei futuri per chiarire l’ambito di operatività del foresight.
  • Il processo di horizon scanning per aiutare i partecipanti a comprendere i criteri di raccolta, analisi e scelta dei fenomeni di cambiamento utilizzati per la costruzione dello scenario di futuro.
  • Gli strumenti offerti dall’intelligenza artificiale generativa (GPT4.0) per la traduzione dei fenomeni di cambiamento in una narrazione di futuro: in particolar modo HR Tomorrow Navigator un GPT appositamente creato per il foresight delle risorse umane.

HR Tomorrow Navigator

L’utilizzo dell’intelligenza artificiale generativa come supporto all’attività di scenario planning era già possibile dall’avvento di Chat GPT3 ora, grazie alle versioni successive, ogni persona può creare un proprio GPT per specifiche esigenze ed obiettivi.

HR Tomorrow Navigator è un GPT creato per supportare i responsabili delle risorse umane nel processo di definizione di un obiettivo di foresight e delle successive attività di scansione e creazione degli scenari, nello specifico con l’utilizzo della matrice 2×2.

 

HR Tomorrow Navigator : configurazione

La Configurazione di un GPT è relativamente semplice, è sufficiente selezionare il pulsante crea per iniziare la generazione guidata del bot, alla fine del processo è possibile già usufruire di un prodotto finito ma che non si discosta dall’utilizzo del normale Chat GPT.

Una maggior personalizzazione può essere raggiunta selezionando il pulsante “sets up”. Grazie a questa opzione ogni utente può decidere il comportamento del GPT e caricare nella libreria del proprio GPT i riferimenti che consentono una maggior focalizzazione della chat.

Per la progettazione di HR Tomorrow Navigator, il ruolo che deve assumere la chat e il tipo di relazione con l’utente sono stati così definitiAssumi il ruolo di un Facilitatore di Foresight, il tuo scopo è guidare l’utente nella creazione di scenari futuri utilizzando il metodo 2×2. Il processo è suddiviso in 4 fasi chiave: definizione dell’obiettivo di foresight, horizon scanning, identificazione delle incertezze critiche e creazione degli scenari.

Questo processo è progettato per essere iterativo. Invita l’utente a riflettere profondamente su ciascuna fase, assicurandosi che ogni risposta informi la successiva. La conclusione di questo esercizio dovrebbe offrire un quadro robusto per esplorare futuri potenziali e aiutare nella pianificazione strategica.

In particolare, il secondo prompt rende possibile un’interazione di questo tipo:

Per quanto riguarda l’utilizzo delle informazioni aggiuntive, in HR Tomorrow Navigator sono stati caricati alcuni documenti che permettono una maggior focalizzazione sui temi specifici per gli HR come, per esempio,

  1. quelli relativi all’automazione dei processi di recruitment,
  2. ai trend tecnologici legati alla formazione o ancora
  3. al fenomeno della telemigration così come descritto da Richard Baldwin.

Anche per i weak signals sono stati utilizzati documenti inerenti ad HR come, per esempio, i dati relativi allo sviluppo delle piattaforme di crowdworking.

Inoltre, per garantire che potesse riconoscere trends, drivers e segnali deboli, è stato caricato un documento specifico che distingue tra i tre fenomeni. Nelle istruzioni è stato indicato di suddividerli secondo le differenze delineate in quel documento.

HR Tomorrow Navigator : utilizzo

Una volta configurato e salvato, il GPT può essere utilizzato per 2 scopi fondamentali:

  • l’attività di brainstorming per comprendere al meglio i principali fenomeni di cambiamento che caratterizzano la funzione HR
  • il supporto nella creazione degli scenari attraverso l’individuazione delle incertezze critiche

L’utilizzo è particolarmente vantaggioso quando, in caso di workshop, tutti i partecipanti posseggono un account di Chat GPT 4. Nella situazione opposta può essere comunque utilizzato per la creazione di scenari da utilizzare nelle attività di alfabetizzazione ai futuri.

Per il workshop svoltosi a Lugano lo scenario narrativo presentava una giornata tipo di un HR nel 2035 (vedi esempio). L’obiettivo dell’attività in sottogruppi è stato quello di proiettare i partecipanti in quello scenario e farli ragionare sulle possibili conseguenze attraverso l’utilizzo della ruota dei futuri.

Per facilitare le riflessioni e il confronto le conseguenze di primo e secondo grado sono state classificate nel framework STEEP (Sociological, Technological, Economical, Environmental and Political), un’alternativa a PESTEL senza la dimensione legale.

Dopo la condivisione dell’attività delle futures wheels da parte di ogni sottogruppo, il workshop si è concluso con l’assegnazione di un homework individuale finalizzato a analizzare le ripercussioni dello scenario e le relative strategie ed in particolar modo:

  • l’analisi delle implicazioni
  • la valutazione delle capacità attuali
  • la pianificazione degli investimenti e delle risorse.

Queste diverse riflessioni sono gli elementi ideali per avviare un esercizio di roadmapping, ma questo è un altro futuro in divenire!

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2 Comments

  1. Merci pour le retour d’expérience.

    En tant que professionnel RH et de prospective, je vois que les futurs des RH se concentrent énormément sur l’automatisation du travail à travers l’intelligence artificielle et sur des sujets RH de type recrutement, formation, compétences.

    Il y a plusieurs angles morts selon moi:
    – la fonction RH liée au « Reward » n’est que rarement abordée par les projets de prospective, or c’ est un sujet d’exploration très riche de par le fait que ce métier utilise énormément de datas et d’expertise poussée.
    – Au-delà de l’IA qui va en effet transformer la fonction RH, la dimension des contraintes physiques associées aux 7 limites planétaires (et les réactions des sociétés humaines) n’est que peu abordée dans les scénarios prospectifs pour des RH. Dans une matrice 2×2 pour imaginer des scénarios sur le futur des RH, j’imaginerais bien un axe technologie et un axe adaptabilité humaine aux contraintes environnementales.
    – Et enfin, dans cette matrice 2×2, à l’opposé de l’IA, on imagine rarement ce que pourraient être les RH dans un monde tourné davantage vers le low-tech.

    Curieux de vous lire ou de de s’en parler si ça vous dit.

    • Je suis d’accord avec vous. Très souvent, les scénarios en matière de ressources humaines sont axés sur les tendances technologiques. A mon avis, c’est parce que l’évolution technologique est le facteur le plus préoccupant en raison de ses développements incertains. L’avantage d’utiliser un GPT est qu’il permet de produire rapidement des scénarios.
      J’ai introduit les variables que vous avez suggérées dans le GPT et les résultats sont intéressants.

      L’exemple du scénario 4 « Faible développement technologique et faible adaptabilité humaine » :

      Scénario 4/4 : L’histoire du futur en 2035

      En 2035, les ressources humaines sont confrontées à des défis importants. Les progrès technologiques ont ralenti et l’adaptabilité humaine aux contraintes environnementales est limitée. Pourtant, les communautés et les entreprises ont su faire preuve de créativité pour résoudre ces problèmes et construire ensemble un avenir durable.

      #### Une journée dans la vie d’Anna, responsable des ressources humaines

      Anna se réveille à 6 heures du matin dans son appartement lumineux de Milan. Sa coopérative textile allie tradition et innovation, prospérant en adoptant des méthodes respectueuses de l’environnement et en se concentrant sur le bien-être de ses employés.

      #### La coopérative textile

      Chaque jour, Anna se rend au travail à vélo en traversant des quartiers verts et des parcs revitalisés. La coopérative investit dans les énergies renouvelables et les pratiques d’économie circulaire, minimisant ainsi l’impact sur l’environnement. Les machines ne sont pas à la pointe de la technologie, mais leur efficacité est optimisée grâce à l’utilisation de matériaux recyclés et de techniques traditionnelles.

      L’atmosphère de la coopérative est positive et collaborative. Les employés sont motivés, car ils savent que leur travail contribue à un avenir meilleur. Anna organise des sessions de formation et des ateliers sur les techniques durables et la gestion des ressources.

      #### Défis quotidiens

      Anna maintient un environnement de travail harmonieux et productif. Malgré des ressources limitées, l’innovation et la créativité sont abondantes. La coopérative s’associe à d’autres entreprises locales, partageant ressources et connaissances.

      Anna est fière de son programme d’inclusion, qui offre des possibilités d’emploi à des personnes d’origines et de capacités diverses. Cela enrichit la communauté et apporte de nouvelles perspectives sur le lieu de travail.

      #### Espoir concret

      Anna constate chaque jour des progrès significatifs. Elle a lancé un projet de jardin d’entreprise qui fournit des aliments frais aux employés et à leurs familles, promouvant ainsi un mode de vie durable. La formation continue améliore les compétences des travailleurs, faisant de la coopérative un exemple réussi d’économie verte.

      #### L’avenir collaboratif

      Anna rentre chez elle satisfaite d’avoir contribué à un environnement de travail qui valorise les personnes et la planète. Les rues de Milan sont animées par des marchés locaux et des espaces communautaires. La coopérative est un exemple de réussite, montrant que l’unité et la durabilité peuvent prospérer même dans les moments difficiles.

      Le chemin vers un avenir meilleur est long, mais Anna est confiante. Sa communauté a prouvé que la détermination et la coopération peuvent créer un monde prospère pour les personnes et l’environnement. Jour après jour, elle travaille avec passion et engagement à la construction d’un avenir meilleur pour tous.

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